共有権限の「閲覧・編集」の違いは？データ破損ゼロを実現した私の設定術

ファイルを誰かに送るとき、メールやチャットで「共有リンク」を送ったのに、「アクセス権がありません」と言われたり、逆に「大切なデータを間違って書き換えられてしまった！」なんて経験はありませんか？

「共有」機能はとっても便利ですが、最初は「誰に、どこまで操作させていいの？」という設定で迷ってしまいますよね。

実は私自身、この「権限設定」のルールを徹底したおかげで、共有ファイルのトラブルが完全にゼロになりました。

以前は「誰かが数式を消してしまった…」と、壊れたファイルの復旧に時間を取られることがありましたが、今はその心配もありません。

この記事では、私の作業時間を守ってくれている「共有権限」の正しい使い分けについて、初心者の方にもわかりやすくお話しします。

そもそも「共有権限」とは？「ガラスケース」でイメージしよう

少し難しそうな言葉ですが、「大切な書類をどうやって見せるか？」の違いだと考えるとわかりやすくなります。

イメージしてみてください。あなたの大切な原稿を相手に見せる時、次のどちらで渡しますか？

• ガラスケースに入れて見せる： 相手は読むことはできるけど、触れないので汚される心配はない。

• ペンと一緒に手渡す： 相手は自由に書き込んだり、修正液で消したりできる。

この違いが、いわゆる「閲覧者」と「編集者」の違いです。

【体験談】私の時間を守る「3つの権限」使い分け

基本となる共有権限は以下の3パターンです。

私が普段、「データ破損事故」を防ぐためにどう使い分けているかもあわせて紹介します。

① 閲覧者（ビューアー）

「ガラスケース越しに見るだけの人」です。

ファイルを開いて中身を読むことはできますが、文字を書き換えたり、削除したりすることはできません。

ガラスケースに入っている状態なので、相手が誤ってキーボードを押してもデータが消えることは絶対にありません。「壊されるかも」というストレスから完全に解放されます。

② 編集者（エディター）

「ペンと消しゴムを持っている人」です。

あなたと同じように、文字を入力したり、修正したりできます。強力な共有権限なので、渡す相手は慎重に選びましょう。

以前は「とりあえず全員編集者でいいや」と送っていましたが、今は「本当に編集が必要な人」にだけ渡すようにした結果、勝手に内容が変わっているトラブルがなくなりました。

③ コメント可（コメンター）

「付箋（ふせん）だけ持っている人」です。

本文を勝手に書き換えることはできませんが、ガラスケースの上から「ここは直したほうがいいよ」と付箋（メモ）を貼ることができます。

トラブル回避！共有権限チェックリスト

ファイルを共有ボタンを押す前に、一呼吸おいてこの2つだけ確認してみましょう。これだけで共有権限のミスを劇的に減らせます。

1. 相手は誰ですか？ （自分だけ？特定の相手？リンクを知っている全員？）
2. 相手に何をしてもらいたいですか？ （ただ見てほしいだけ？ガッツリ作業してもらう？）

見てほしいだけなら「閲覧者」一緒に作業するなら「編集者」を選びましょう。

【まとめ】迷ったら「閲覧者」が安全

「迷ったら、まずは『閲覧者（見るだけ）』で送る！」

なぜなら、「編集できないよ〜」と言われたら後から「編集者」に変えるのは一瞬ですが、一度書き換えられたり消されたりしたデータを元に戻すのは、復元作業などで何倍も時間がかかるからです。

大切なデータを守るために、ぜひ共有権限の設定についてマスターしてくださいね！