Googleドライブ共有の危険性！「リンクを知っている全員」をやめて安全に送る方法

Googleドライブで資料を誰かに送る時、こんな操作をしていませんか？

1. 「共有」ボタンを押す
2. 「リンクを知っている全員」に変える
3. 「リンクをコピー」してチャットに貼り付ける

これ、実は「社外秘の書類を、道端に落としている」のと同じくらい危険な行為だとご存知でしょうか？

「リンクを知っている全員」という設定は、その名の通り「URLさえ入手すれば、世界中の誰でもアクセスできる」状態です。 もし相手がそのURLをうっかり別の人に転送したり、SNSに誤爆したりしたら…情報漏洩の完成です。

私は過去に、顧客リストをこの方法で送ってしまい、上司に「お前、これもしURLが漏れたら終わりだぞ」と激詰めされてしまったことがあります…

この記事では、そんな冷や汗をかかないための、「特定の人にだけ鍵を渡す」正しい共有手順をご紹介します。

【鉄則】「リンク」ではなく「招待」を使う

安全な共有の正解は、「相手のGoogleアカウント（メールアドレス）を指定して招待する」ことです。 この方法なら、もしURLが第三者に漏れても、指定された本人以外はアクセスできない（「権限がありません」と弾かれる）ので、鉄壁の守りとなります。

【手順】PCで特定の人を「招待」する

それでは、安全な共有の手順です。慣れれば「リンクコピー」と同じくらい簡単です。

1. 共有したいファイルを右クリックし、「共有」を選択します。
2. 画面に出てくる入力欄に、相手のGmailアドレスを入力します。
3. 右側のプルダウンで「権限」を決めます。
   • 閲覧者: 見るだけ（ダウンロードは可能）
   • コメント可: コメント機能でメモを残せる
   • 編集者: 中身を書き換えられる
4. 「送信」をクリックします。

これで相手にだけ通知メールが届き、ファイルが開けるようになります。

スマホアプリから共有する場合

出先からスマホで送る場合も基本は同じです。

1. ファイルの横にある「︙（3点リーダー）」をタップ。
2. 「共有」をタップ。
3. 相手のメールアドレスを入力。
4. 「権限（閲覧者/編集者）」を選んで、「送信アイコン（紙飛行機）」をタップ。

【応用】用が済んだら「権限削除」も忘れずに

プロジェクトが終わったり、担当者が外れたりした場合は、鍵を回収（アクセス権を削除）しましょう。

1. もう一度「共有」画面を開きます。
2. 名前が並んでいるリストから、削除したい人の横にある権限ボタンをクリックします。
3. 「アクセス権を削除」を選択して保存します。

これで、その人はもうファイルを見られなくなります。「リンクを知っている全員」だとこうはいきません（リンクそのものを無効化すると、全員見られなくなってしまうため）。

【まとめ】その資料、世界に見られて大丈夫？

• 「リンクを知っている全員」は最終手段
• 基本は「メアドで招待」する
• 終わったら権限を削除する

この3つを徹底するだけで、セキュリティ事故のリスクは激減します。 「便利だから」といって安易にリンクを作らず、大切なデータはしっかり「鍵」をかけて渡す習慣をつけましょう。